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法务管理在企业管理中的职能定位及体系构建

时间:2020-12-28 12:10来源: 首席法务官部落 作者: 郑春贤 点击:
内容摘要:法务管理作为现代企业管理中的一个重要分支,已成为企业一项必不可少的管理活动。现代企业法务管理应当履行好控制法律风险、参与企业经营决策和保障企业经营成果三

【直报网北京12月28日讯】(作者:郑春贤)内容摘要:法务管理作为现代企业管理中的一个重要分支,已成为企业一项必不可少的管理活动。现代企业法务管理应当履行好控制法律风险、参与企业经营决策和保障企业经营成果三种职能。完整的企业法务管理体系应当包括组织体系、内容体系和制度体系三个部分。

关键词 法务管理 职能定位 体系构建

企业是我国市场经济的重要构成部分,其经营管理采取的各种手段都和国家法律存在紧密的关联性,在制定经营管理方案时应当注重其合法性。为了对经管过程进行规范,实现企业可持续发展并提升其竞争力,应当坚持依法治理的原则。近年来,伴随着企业法律顾问制度、企业管理理论不断更新和企业信用管理制度的发展,企业法务管理逐步进入管理者的视野,并成为企业管理中最年轻和最具活力的一个分支。

一、企业法务管理概述

企业法务制度起源于西方发达市场经济的资本主义国家,至今超过100年的历史,在企业内部设立法务管理岗位迄今也已经有七十多年的历史。当前,在一些欧美地区的发达国家,法务管理已经受到了广泛的重视,企业股东普遍认为它是企业不可或缺的重要管理活动之一,良好的法务管理能够让企业在更加稳定的条件下开展经营管理,是形成企业竞争力的重要指标。在我国,为了进一步降低运营成本以及企业需要面临的法律风险,许多企业也逐渐开始关注法务管理。由于一些大型企业以及尝试开拓国外市场的企业而言,在与往常截然不同的外部环中,企业的投资、合作与并购等活动的开展将更加频繁,而企业法务可以防止其在进行上述活动的过程中遭受法律层面的阻碍。但是,总体来看,国家层面的法务管理制度还不够完善,企业法务管理的定位在实践中也不够明确,作为理论研究的法务管理学也成为企业管理学研究的短板。

(一)企业法务管理的内涵

在对法务管理进行研究之前首先需要了解其具体内涵。当前我国对于法务管理依然没有一个得到普遍认可的定义,而在外国研究人员大多依靠对企业法务管理工作者的职能进行阐述的方式来定义法务管理。举例而言,Sarah Helene Duggin提出,企业的法务管理人员包括了法律纠纷的处理人员、企业监管者、经营环节的法律顾问以及企业政策的制定与维护人员。John H Jackson (1997)则认为企业法务官可以进一步细分成风险管理人员与决策人员。从中可以看出,外国学者为法务管理的内涵提出的定义为:企业以首席法务官为主导,针对各种潜在的法律风险开展管理控制工作,同时在企业决策过程中提出法律方面的意见。

我国在法务管理概念方面更加关注法务管理部门之间的差异,并以此来对法务管理的职责做出区分。当前最权威的定义来自于《中央企业法律风险管理报告》,该报告提出法务管理部门是企业内部设置、对企业法律事务进行管理、对企业各种经营行为进行法律审查、预防法律风险、处理法律纠纷、并由受雇于企业人员构成职业群体组成的职能部门。

各国针对法务管理概念分析的关注点存在一定的差异,但都以法律风险处理以及人员责任作为出发点,同时都对法务管理主体进行了界定。本文综合了各个国家的定义,得出以下结论:法务管理是企业为了更加有效的适应外部条件的改变并完善内部治理结构,委派掌握一定法律专业知识与商务管理能力的员工构成法务管理部门,并以首席法务官(或总法律顾问)为主导,处理企业生产经营过程中出现的各种与风险管控、人员治理相关的问题,从而解决企业在各方面可能出现的法律风险。

(二)企业法务管理的特点

现代企业法务管理的最主要使命就是在法人治理结构的框架中设置法律事务部门,配备专职法律工作人员,规范化地处理企业内外部法律事务的制度以及相应的管理程序。这一使命决定了企业法律事务管理具有以下几大特点:

第一,系统性。现代企业法律事务管理,包括组织设计、机构设置、岗位职责、业务流程等各项硬件和软件的组合,它是一个可以形成体系的管理系统,属于整个企业管理系统的一个重要子系统。

第二,显要性。法务管理是企业管理的重要内容。在市场经济条件下,无论在经营管理上,还是在资产监管上,企业法律管理的重要性愈来愈凸显出来,尤其是企业建立以防范经营风险为重点的法律工作预警机制显得更为显要。

第三,融入性。既然法律事务管理是企业管理的重要内容,那么只有将法律事务管理融入到企业现有的管理制度和业务流程中,才能真正实现现代管理的目标。

第四,权威性。将法律事务部门独立加以设置,实行总法律顾问负责制,或首席法务官、公司法律总监负责制。国外大多大型企业多设立首席法务官,并位列副总裁职位,直接对公司董事长负责。对外签署的重要合同或法律文件必须要有首席法务官的签名。实行首席法务官负责制,提高法律事务部门的权威性,有利于明确工作职权和提高工作效率。

二、法务管理在企业管理中的职能定位

在理论层面上,法务管理是企业管理的重要组成部分。近几年间,企业管理取得了突破性的进展,包括财务管理、人力资源管理的各个方面的管理深入到了企业的不同方面中,同时都取得了较为健全的理论体系。然而,法务管理的理论在长时间里始终没有取得进一步发展,这与其重要作用显然不符,在当前我国企业管理中,法务管理的欠缺已经成为了需要解决的重要问题。

(一)企业法务管理科学定位的必要性

对法务管理进行恰当定位,首先必须搞清楚法务管理的本质,这是所有法务管理问题的基础;其次,要密切联系当前依法治国、依规治企的要求,实现法务管理与企业经营管理密切融合,从企业战略层面进行支持,从而树立行之有效的法务管理价值观。

1、法务管理的本质要求

法务管理代表管理者以法律规范为基础开展管理活动。管理层本身不需要精通法律,但他们必须对法务事项的后果承担起责任。在当今企业治理结构下,管理层在法务工作中起主导作用,法务管理的理念和价值主张,必须站在企业管理层的高度,结合法律的专业度来考虑。法务管理应当实现商务活动与法律规范的融合,并发掘出法律中潜藏的管理以及商业价值,从而避免法律风险产生。

2、企业对法务管理的迫切需求

法务管理的实际效益受到企业经营环境的作用,各种类型的企业对于法务工作的需求也存在相应的差异。和国有企业相比,私有企业由于必须面临更多的法律风险,因此在进行法务管理时更加积极主动,对法务管理的刚性需求较强。但从现实情况来看,不管企业真正重视法务管理与否,法务管理的重要性都客观地存在,因此法务管理部门应该介入到企业经营管理的各个环节。大到战略,中到经营管理,下到合规和风险控制,以及更具体的一些诉讼事务等,法务管理工作都应当有所作为。

(二)企业法务管理的职能定位

十九大报告指出必须坚持厉行法治。法务管理处于企业管理中十分重要的地位,同时面临的挑战也较多。如何对法务管理进行合理定位,关系到法务管理作用的发挥和地位认可。通过研究中外知名企业的法务管理实践,企业法务管理必须履行好三种职能:

1、控制法律风险,守护企业安全

法务管理在开展过程中首先要维护企业运营的安全性,应当构建出完善的风险控制制度,针对企业需要解决的各种法律风险做出全面管理,并按时开展风险评估,确保企业能够在第一时间发现并处理好当前存在的法律问题。其次要对企业的经营过程进行监管,确保其符合法律规范。要加强证照管理和企业经营管理的法律审核,提出法律意见,倡导企业特别是高层领导树立“决策先问法、违法不决策”的意识。最后要保障企业合法权益不受侵犯。不论是合同谈判、起草与审核等合同管理,诉讼、仲裁、行政复议与听证等纠纷管理,还是知识产权保护、法制宣传教育与提供法律咨询,目的都是直接或间接地维护企业合法权益,控制企业风险。

2、健全治理体系,参与企业经营决策

法务人员在参与企业决策和谋划企业战略中要发挥重要作用,以法律支撑保障企业稳健发展。首先要成为企业治理体系的设计者。公司法务人员特别是首席法务官要弱化传统的法律顾问咨询职能,强化在公司层面上为公司治理和战略决策提供支持,参与企业重大经济活动,参与公司决策层的公司治理体系、规章制度和企业改革方案设计。其次要为企业进行战略规划。企业规模的扩大和竞争环境的复杂性为传统法务管理提供了更加多样化的法律工作内容,法务管理人员了解、熟悉、掌握政策法律和国际规则,能够遵照市场的游戏规则,从法律风险的角度参与战略制定,为企业战略决策提供强力支撑。

3、保障企业经营成果,维护企业形象

企业作为市场主体之一,其合法的经营成果受到国家法律、法规和政策的保护。企业法务管理部门应该具有商务意识,以相应法律、法规和国家政策等作为依据,将该理念贯穿于整个企业之中,并尽可能使之得到企业管理层、股东会、董事会、企业实际控制人等能够决定企业的发展方向和发展战略的人及组织的认同和支持。在保障和维护企业经营成果的过程中,企业法务管理部门需要注意收集和保护相关的直接证据和原始证据,注重与企业其他部门以及企业高层的沟通,必要时利用外部律师的力量,用以对抗竞争对手。同时,现代企业的资产结构中,无形资产的比重在逐步增加,其运作管理已成为企业法务管理部门门的重要工作,法务管理部门门要充当企业无形资产的经营者和捍卫者,营造企业良性发展环境,维护好企业良好形象。

随着时代的发展和进步,企业法务管理的职能也在与时俱进,日臻完善。健全的法务管理不但可以提升企业软实力,还能够培养其竞争优势,并提升风险控制能力,对于企业的进一步发展具有重要意义。总体来说,只要企业法务管理能够将以上三项职能抓落实、做出彩,不仅能够为企业扎好篱笆、打好桩基,还能推动企业健康高效发展。

三、企业法务管理的体系构建

一项管理体系的构建,需要基础理论的支撑,再辅以由各项基础理论延伸而来的具体措施。如前所述,企业法务是企业管理中最薄弱的一环,目前还没有成体系的法务管理理论。笔者认为,完整的企业法务管理体系应当包括组织体系、内容体系和制度体系三个部分。

(一)构建现代法务管理组织体系

法务管理组织体系的监理应当把和法务管理机构相关的所有实体以及委员会组织进行联系,使其全部参与企业决策环节,以此来提升决策的科学性,增强企业管理水平,同时这也有助于在企业中落实各项法务管理工作。

当前我国在建立法务管理体系的过程中首先应当拥有能够与自身特性相符的法务管理模式。通常情况下,法务管理模式主要分为三类,首先是集中式管理模式,该模式要求对公司的各项法律业务开展垂直管理,其中涵盖了大量和部门及法律有关的事项,中心通讯与新日铁等企业便是采取该模式的典型例子;其次是分散式管理模式,与前者相反,该模式仅仅要求法务部门为子公司提供法律方面的引导,对于公司的法律事项并没有直接影响,TCL以及西门子等公司便采用这一模式;最后是矩阵式管理模式,该模式依据业务的类别与隶属关系来开展差异化的管理模式,使用该模式的企业主要有IBM、柯达等。

(二)明确企业法务管理的内容体系

结合各国已有的法务管理实例以及理论,本文以合规管理、风险管理、竞争势管理与运营管理理论为基础,构建了一套法务管理内容体系。

1、合规管理

目前,很多大型企业都将合规管理作为企业管理的一个重要组成部分,合规管理在企业管理中扮演着十分重要的角色,合规管理与法务管理既有交叉之处,亦有不同之处,总体而言,合规管理的内容多于法务管理。

何为合规管理?顾名思义它是指代与规范相符的管理模式,此处的规范涵盖了企业中制定的规章制度,地方与国家的行政法规以及行业规范等。合规管理要求管理者在企业开展经营活动时确保其不会超出法律的界限。随着企业经营活动全球化和规模化的深入发展,合规管理成为企业管理不可或缺的部分。对于全球公司和大型公司,科学和体系化的合规管理,成为企业管理的必然要求。

2016年4月,国务院国资委发布了《关于在部分中央企业开展合规管理体系建设试点工作的通知》,组织中国石油、中国移动、东方电气集团、招商局集团、中国中铁等五家中央企业进行试点工作,以此来构建合规管理体系。2017年5月,中央全面深化改革领导小组第35次会议,通过了《关于规范企业海外经营行为的若干意见》,提出“加强企业海外经营行为合规制度建设”。2018年4月,中兴通讯股份公司因违反美国出口控制法被禁运七年的事件,把中国企业合规管理的问题推到了浪口。2019年11月9日,国资委又印发《中央企合规管理指引(试行)》,提出中央企业需要依据客观独立、强化责任与全面覆盖等原则来构建出完善的合规管理制度,从而为合规体系的构建以及各项工作提供政策方面的引导。

在这一前提下,企业需要对合规管理引起更高的重视。企业可以实施合规措施或建立合规管理体系,这是合规管理在形式上的基本要求,在实质上,这些措施或管理体系需要真正发挥作用。就合规有效性而言,境内外的一些“合规管理指南”明确了有效合规的必备要素,成为政府监管机关、企业和商业伙伴评价特定企业的合规管理水平的关键标准。

2、法律风险管理

风险管理指的是在理解了法律风险主体的发展目标,当前的情况与所处环境的前提下,针对企业的战略发展目标、所处行业的特性以及各种外部因素来选择相应的手段来运用法律为企业提供的权利,通过事前预防的手段来防止法律风险的产生并降低其可能带来的负面影响。

风险管理的内涵包括了以下两方面的内容,第一点,法律风险可以被归类于企业风险,因此对其进行管理的过程也属于风险管理的一种,这表明企业在进行风险管理的过程中采取的各项管理流程等也可以在风险管理阶段得到运用。第二点,法律风险管理的对象只包括了企业法律风险,也就是仅考虑到合同与法律规定所导致的违规、侵权等问题。而对于其他领域,例如财务、运营等方面产生的风险,若其不涉及法律就不再法律风险管理的负责范围之内。

3、竞争优势管理

企业战略管理的主要目标在于保障其竞争优势,为了达成该目标,首先需要对企业进行竞争优势管理。现代企业法务要全面参与公司的竞争战略制定、决策和执行,通过各种有效的法律手段,打击竞争对手,重新划分市场,为公司争取商业先机。具体可以主要从案件管理和采取政府调查两方面来开展。

案件管理要求企业对各种案件进行规划与管理。现代企业法务管理中的案件管理不能局限于对已经发生的案件进行处理,而应当更加重视案件的管。尤其是和知识产权相关的案件,企业为了保持其竞争优势,会积极的进行法律诉讼。案件管理过程主要包括了案件策划、成本控制、公关以及结案报告的编写等环节。实行更加科学化的案件管理能够进一步提升案件处理效率。

政府调查是竞争优势管理的主要方式之一。为了应对世界上其他国家企业的竞争,企业需要做好应对严酷竞争的准备。为了在此过程中取得竞争优势,企业经营利用政府调查,运用国家强制力来达成自身的目标。其中较为常见的有运用商业秘密、知识产权许可和诉讼、反垄断调查、反不正当竞争、反倾销、反洗钱、反补贴以及国家安全和出口安全管制等手段。此处的商业秘密主要指代公众并不了解的,可以让权利人受益,同时拥有较强的实用价值并受到保密的企业经营或技术信息。我国法律规定通过各种不当手段窃取、披露或利用商业秘密都会形成侵犯商业秘密罪。由于商业秘密案件可动用刑事手段,惩罚力度明显大于民事手段,目前越来越多的公司喜欢通过商业秘密刑事案件来打击侵犯公司商业秘密的行为,以阻击商业竞争对手的情报战争。

4、运营管理

企业法务人员与外部律师的区别之一是不仅要精通法律,而且要熟悉商务运作,通过法务的手段为公司降低经营成本,保护经营成果甚至为公司直接创造利润。本文仅从知识产权管理、对外投资管理及外聘律师管理三方面展开阐述。

首先,针对知识产权管理而言,知识产权是企业创新发展的成果,是企业最主要的竞争力来源,对知识产权进行管理可以让企业拥有更强的创造力,从而实现发展企业竞争优势的目标。此外知识产权也是受到法律认同的无形资产,可以被归类于企业资本,因此法务管理部门的工作内容之一便是通过经营知识产权的方式为企业带来更高的收益。

其次,针对对外投资管理而言,企业的财务与法务部门同时为企业的投资行为进行规划。法务部门的作用在于为投资项目的可行性进行研究,并为其设计相应的风险管理方案,同时依据项目的特性来设计规章制度。

再次,法务人员作为企业内部法律人士,外聘律师作为外部法律人士,两者之间的分工与协作是最大程度发挥各自优势和实现企业利益最大化的保障。企业法务管理部门应制定相应的政策,界定内部法务人员与外部律师的各自工作任务,明确各自责任,采取有效措施节约成本,控制质量,提高工作效率。法务管理部门要对外聘律师进行有效管理,要明确对外聘律师的管理目标,建立严格的绩效考核标准,全过程把控律师服务的成本与质量。

(三)建立现代法务管理制度体系

法务管理体系建立的过程在事实上也是法务管理体系建立以及流程确定的过程。若企业没有完善的法务管理体系与规范化流程的保障,就会导致其法务管理工作的质量与效率受到负面影响。因此,企业必须建立起一套完善的法务管理制度,同时通过规范化的流程来增强法务管理的实际效益。此外,法务管理制度还涵盖了构建管理部门的环节,依靠建成法务管理部门的途径来落实各项制度,之后再建成监管部门,从而为法律业务的开展提供监管与指导。针对企业的法务管理人员,特别是律师应当进行严格的管理。此外,在建立制度体系的过程中,应当由法务管理部门以及各个机构一起进行协商,并制定具体的法务管理条例与方针。同时由于法务管理的重点发生转移,其职能也愈发突出,依靠制定业务设计、风险管理、决策支持的流程,使其与法务流程实现有机结合,最终完成企业流程的改革。

(原标题:法务管理在企业管理中的职能定位及体系构建)

责任编辑:蓝莓

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